Mensen gaan er altijd vanuit dat ik als professional organizer altijd al mijn zaakjes tip top in orde heb. Vaak is dat ook zo, want ik weet precies wat ik moet doen om de grip op mijn werk te houden en hoe ik mijn agenda moet beheren, en zo. Maar ja, ik ben ook maar een mens en er zijn van die momenten dat ik me echt opgejaagd voel door de klok als ik denk aan alles wat nog ik moet en wil doen. Zijn mijn to-do-lijsten dan zo lang? Soms, maar meestal ontstaat de druk door de hoge eisen die ik aan mezelf stel. Dan vind ik dat ik dingen echt zelf moet doen, omdat ik anderen er niet mee lastig wil vallen. Kijk ik ‘s avonds toch nog even naar dat ene document om nóg meer puntjes op de i te zetten. Of ik zeg – in een onbewaakt ogenblik – JA tegen iets waar ik eigenlijk NEE tegen had moeten zeggen. Zoals ik als zei, ik ben ook maar een mens.
‘Niets menselijks is mij vreemd’
Op de momenten dat ik me afvraag wat ik allemaal uit de kast kan trekken om de klus te klaren, is het zo fijn om me weer te realiseren dat het misschien wel beter is om dingen juist NIET te doen! Harder werken alleen is vaak niet genoeg om alles gedaan te krijgen. Ook meer werken is geen (structurele) oplossing. Ik vraag me zelfs af of ik daar überhaupt wel wat mee opschiet. Er is namelijk een groot verschil tussen hard werken en productief zijn.
De oplossing schuilt in keuzes maken en verstandig met energie omgaan. Omdat ik zeker weet dat ik niet de enige ben met tijdgebrek, bespreek ik in dit blog 5 zaken waar je mee zou kunnen stoppen om productiever te worden.
- STOP met het uitvoeren van taken die te weinig opleveren.
Sommige klussen kosten heel veel tijd, maar leveren relatief weinig op. Voor je een taak naar je toe trekt, zou je je af moeten vragen of het resultaat van de taak wel waardevol genoeg is om er energie in te stoppen. Deze regel is gebaseerd op het Pareto-principe dat stelt dat 20% van de inspanning verantwoordelijk is voor 80% van het resultaat. De overige 80% inspanning gaat verloren aan slechts 20% van het totale resultaat. Zeg dus niet te snel ja tegen een klus, maar maak een goede afweging. - STOP met alles zelf te doen.
Een bekend timemanagement cliché is: Leer NEE zeggen. Maar ook van taken die al bij jou liggen kun je je afvragen of ze wel bij jou thuis horen. Vraag je eens af of anderen bepaalde taken niet sneller en beter kunnen afhandelen dan jij. Door specifieke taken uit te besteden, houd jij meer tijd over voor je kerntaken.In het verlengde van niet alles zelf doen adviseer ik ook om niet alles handmatig te doen. Vaak is er een oplossing voor handen om taken geautomatiseerd te laten verlopen. Denk bijvoorbeeld aan automatische incasso’s om administratietijd te besparen. Of een app om visitekaartjes mee te scannen, zodat je niet alle contacten handmatig hoeft in te voeren.
- STOP met perfectionisme.
Een andere open deur is het beteugelen van je perfectionisme. Hoe perfectionistischer je bent, hoe minder productief. Gevolgen van perfectionisme zijn: - Je besteedt meer tijd aan een taak dan feitelijk nodig is.
- Door lang te twijfelen en het juiste moment af te wachten ben je uiteindelijk vaak te laat.
- Als je op kleine dingen blijft focussen, raak je het grote geheel kwijt en kom je dus niet tot resultaat.
Ook naar perfectionisme kan je kijken vanuit het Pareto-principe. In 20% van de tijd bereik je 80% van het resultaat. Het perfectioneren van de laatste 20% kost dus de overige 80% van de tijd die je aan een klus besteed. Als jouw lat heel hoog ligt, is die laatste 20% misschien helemaal niet nodig om een goed resultaat neer te zetten. Bedenk: GEWOON GOED IS GOED GENOEG!
‘gewoon goed is goed genoeg’
- STOP met het structureel maken van overuren.
Af en toe een uurtje langer doorwerken kan heus geen kwaad, maar als je vaak te lang werkt en het aantal uren slaap gaat er onder leiden, is de kans groot dat je prestaties verslechteren. Dit gebeurt al als je een paar dagen achter elkaar minder slaapt dan de 6 uur die je minimaal nodig hebt. En dan heb ik het nog niet eens over wat het lichamelijk met je doet.
Uit diverse onderzoeken blijkt zelfs dat de productiviteit en kwaliteit stijgen als we minder uren per dag en minder uren per week werken. In Zweden worden al positieve resultaten geboekt met de 6-urige werkdag.
- STOP af en toe eens even helemaal met werken.
Ofwel: neem pauzes. Deze tijd heb je nodig om te kunnen reflecteren. Vaak vind je de beste oplossingen terwijl je helemaal niet met het betreffende vraagstuk bezig bent. Doorwerken in je lunchpauze is dus niet zo productief als je denkt. Sterker nog, je zou ook tussendoor eens wat vaker achterover moeten leunen met je benen op het bureau (en dan niet je monitor inruilen voor het scherm van je telefoon, hè!). Of overweeg eens om een powernap tussendoor te doen. Da Vinci, Napoleon en Kennedy gingen je voor!
‘Ik stop met perfectionisme’
Maak het jezelf niet te moeilijk en start met stoppen! Ik stop met perfectionisme. Dus mocht er nog een punt of een komma verkeerd staan in dit blog, bedenk dan dat ik wel tijd over had om een kop koffie te gaan drinken met een vriend die ik al lang niet gesproken had 😉
Dit blog is gebaseerd op het artikel 7 Things You Need To Stop Doing To Be More Productive, Backed By Science, door Cammi Pham.
